Správcem údajů je společnost Grand Automotive East Kft. (1124 Budapešť, Csörsz u. 49-51.) (dále jen „GAE”, „naše společnost” nebo „my”, včetně všech pádových tvarů).
Společnost GAE zpracovává po dobu provádění činností uvedených v tomto sdělení osobní údaje vymezené v Příloze 1, a to v rozsahu, za účelem a v souladu s právními základy tam uvedenými.Pokud zpracování údajů probíhá na základě Vašeho souhlasu, poskytujete takový souhlas dobrovolně. Souhlas poskytnutý naší společnosti lze kdykoliv odvolat prohlášením ve formě dopisu adresovaného na: 1124 Budapešť, Csörsz u. 49-51., nebo e-mailem na: ochranaudaju@omoda-jaecoo.cz s tím, že takové odvolání souhlasu nemá vliv na oprávněnost zpracování před podáním prohlášení o odvolání souhlasu. V důsledku neposkytnutí souhlasu se zpracováním údajů nebo odvolání předchozího souhlasu může dojít k tomu, že Vám nebudeme moci poskytovat některé nadstandartní služby, jako například informovat Vás o našich nejnovějších nabídkách nebo slevách.Uzavření smlouvy či provedení opatření před uzavřením smlouvy a související poskytnutí Vašich osobních údajů je dobrovolné. V důsledku neposkytnutí požadovaných osobních údajů může dojít mimo jiné k tomu, že s Vámi nebudeme moci danou smlouvu uzavřít nebo že nebudeme moci na jejím základě poskytovat plnění.Poskytnutí údajů zpracovávaných na základě právní povinnosti není dobrovolné, jelikož bez znalosti takových údajů nemůžeme splnit povinnosti, které nám ukládá daný právní předpis.Vedle výše uvedených případů můžeme Vaše osobní údaje zpracovávat zejména na základě nezbytnosti k splnění právních povinností, případně k uplatnění nebo obhajobě právních nároků v rámci probíhajícího správního, soudního nebo jiného řízení před orgánem veřejné moci.
Doba zpracovávání údajů je uvedena v Příloze 1. Po uplynutí doby uchovávání údajů uvedené v Příloze 1 dojde k výmazu nebo anonymizaci zpracovávaných údajů.Údaje nejsme na základě výše uvedeného povinni vymazat zejména v případě, že se na nás vztahuje právní povinnost tyto osobní údaje uchovat po delší dobu nebo máme trvající oprávněný zájem na jejich uchovávání. Takovým oprávněným zájmem může být zejména používání údajů v rámci dokazování v řízení před soudem nebo jiným orgánem veřejné moci, případně potvrzení splnění právních povinností správce údajů v rámci probíhajícího soudního nebo jiného řízení.V případě žádosti soudu nebo jiného orgánu veřejné moci jsme povinni uchovávané údaje těmto orgánům neprodleně poskytnout.
V rámci organizační struktury naší společnosti mají k Vašim osobním údajům přístup výhradně vybraní zaměstnanci, kteří tyto informace důvodně potřebují. Osobní údaje lze poskytnout třetím osobám v případě následujících důvodů:
- Členové skupiny Chery: Naše společnost jako dovozce zanček Omoda and Jaecoo skupiny Chery může Vaše níže uvedené osobní údaje poskytnout dalším členům skupiny.
- Poskytovatelé služeb: Naše společnost využívá systémy IT a související služby třetí strany za účelem podpory vlastních vnitřních procesů. Naše společnost využívá při zpracování údajů zprostředkovatelů za účelem využívání systému správy stížností, doručování pošty, přímého budování značky, vedení marketingových kampaní při pořádání společenských akcí a za účelem převzetí stížností, žádostí a jiných dotazů obdržených prostřednictvím sociálních médií. V rámci daného systému nebo poskytované služby mají zprostředkovatelé přístup k osobním údajům na základě smlouvy o zprostředkovaném zpracování údajů.
- Za účelem kontroly plnění našich smluvních povinností jsou vyžadované osobní údaje sdělovány orgánům odpovědným za vedení evidence motorových vozidel nebo evidencí souvisejících se silniční dopravou.
- V určitých případech jsme oprávněni Vaše osobní údaje poskytnout i příslušným soudům a jiným orgánům veřejné moci, a to v případě podezření ze spáchání trestného činu nebo přestupku nebo na základě žádosti těchto orgánů k vyšetření podezření na trestný čin nebo přestupek a dále tak, jak je to nezbytné k potvrzení splnění právních povinností, případně k uplatnění nebo obhajobě právních nároků.
Vedle výše uvedených případů jsme oprávněni sdělit Vaše osobní údaje související s probíhajícím právním sporem i našim právním zástupcům.
- Vaše osobní údaje zpracováváme v souladu s platnými právními předpisy České republiky a osobní údaje předáváme v rámci zemí Evropského hospodářského prostoru (EHP) i mimo ně – údaje tedy mohou být zpřístupněny jak společnosti Grand Automotive East tak i partnerským společnostem – společnosti Chery se sídlem v Číně. Pokud je potřeba předávat Vaše osobní údaje do zemí mimo EHP, probíhá takové předávání na základě rozhodnutí Evropské komise o přiměřenosti nebo například na základě smluvních závazků, které zaručují, že třetí osoba mající přístup k Vašim osobním údajům při nakládání s nimi zachovává stejnou úroveň ochrany, s jakou by tyto údaje byly chráněny, kdyby byly zpracovávány v rámci EHP. Vždy zpracováváme osobní údaje se zárukou zachování jejich maximální bezpečnosti.
- Pokud byste měli zájem o podrobnější popis odpovídajících záruk, které poskytujeme při předávání osobních údajů mimo země EHP, nebo pokud o nich potřebujete podrobnější informace, obraťte se na nás pomocí kontaktních údajů uvedených na konci tohoto sdělení.
V souvislosti se zpracováním svých osobních údajů máte především následující práva:
- Právo na přístup k údajům: Máte právo získat od nás potvrzení o tom, zda zpracováváme Vaše osobní údaje, a pokud tomu tak je, máte právo získat přístup k těmto zpracovávaným osobním údajům. Právo na přístup k údajům zahrnuje zejména přístup k následujícím informacím: účel zpracování, kategorie dotčených osobních údajů, příjemci nebo kategorie příjemců, kterým osobní údaje byly nebo budou poskytnuty. Dále jste oprávněni vyžádat si od nás kopie osobních údajů, které zpracováváme. Za případné další kopie, o které požádáte, můžeme účtovat přiměřený poplatek na pokrytí administrativních nákladů.
- Právo na opravu: Máte právo vyžádat si, abychom opravili nesprávné osobní údaje, které se Vás týkají. S ohledem na účel zpracování máte také právo požadovat doplnění neúplných osobních údajů, například na základě předložení doplňujícího prohlášení.
- Právo na vymazání (právo „být zapomenut“): Máte právo si vyžádat, abychom vymazali Vaše osobní údaje, a my jsme v zákonem stanovených případech povinni Vaší žádosti vyhovět.
- Právo na omezení zpracování: Máte právo požádat o omezení zpracování svých osobních údajů. V zákonem stanovených případech příslušné údaje označíme a budeme je zpracovávat výhradně za přípustnými omezenými účely.
- Právo na přenositelnost údajů: Pokud automatizované zpracování Vašich osobních údajů je prováděno na základě Vašeho souhlasu, na základě plnění Vámi uzavřené smlouvy, případně na základě provedení opatření dle Vaší žádosti před uzavřením smlouvy, máte právo získat své osobní údaje, které jste nám poskytli ve strukturovaném, běžně používaném a strojově čitelném formátu a právo předat tyto údaje jinému správci bez toho, že bychom Vám v tom jakkoliv bránili.
- Právo vznést námitky: Pokud je zpracování Vašich osobních údajů potřebné k uplatnění oprávněného zájmu (oprávněných zájmů), máte právo vznést kdykoliv z důvodů týkajících se Vaší konkrétní situace námitky proti zpracování svých osobních údajů a v takovém případě se může stát, že již nebudeme dále moci Vaše osobní údaje zpracovávat. Pokud vznesete námitky proti zpracování svých osobních údajů pro účely přímého marketingu, nebudou již Vaše údaje pro tento účel dále zpracovávány. Uplatnění práva vznést námitky není spojeno s žádnými náklady ani poplatky.
Právo podat stížnost: Máte právo podat v souvislosti se zpracováním svých osobních údajů stížnost k Úřadu pro ochranu osobních údajů České republiky (Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7, Česká republika, tel. č.: +420 234 665 111, e-mail: posta@uoou.cz).
Svá práva můžete uplatnit zejména tak, že nás budete kontaktovat na e-mailové adrese ochranaudaju@omoda-jaecoo.cz (v předmětu e-mailu uveďte: „Žádost o ochranu osobních údajů“) nebo nám napíšete na naši korespondenční adresu 1124 Budapešť, Csörsz u. 49-51.
Grand Automotive East Kft.
jako správce zpracovává následující osobní údaje klienta po dobu, za účelem a v souladu s právními základy uvedenými níže
| Č. | Název a účel zpracování | Rozsah zpracovávaných osobních údajů | Právní základ zpracování údajů | Doba zpracování |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Administrativa spojená s koupí nového vozidla (uzavření smlouvy a její plnění, dokumentace plateb) | Jméno, příjmení, typ zákazníka (soukromá osoba, obchodní společnost, flotila); adresa, telefonní číslo, e-mail zákazníka; kód dealera; poštovní adresa; předmět smlouvy a údaje související s ekonomickými událostmi, údaje o platbách; VIN vozidla, začátek záruční doby, kupní cena a vybavenost vozidla V případě zákazníka – obchodní společnosti také jméno a příjmení, telefonní číslo a e-mail kontaktní osoby | GDPR článek 6, odst. 1, písm. b) – nezbytnost pro plnění smlouvy pro provedení opatření přijatých před uzavřením smlouvy: administrativa spojená s koupí nového vozidla zákazníkem – soukromou osobou; v případě zákazníků – obchodních společností – příslušnou kontaktní osobou GDPR článek 6, odst. 1, písm. f) – oprávněný zájem na případném určení, výkonu nebo obhajobě právních nároků. | Po dobu trvání smlouvy. Případně po dobu 3 let od ukončení smlouvy na základě našeho oprávněného zájmu. |
| 2 | Záruční nároky, odpovědnost za vady, vypořádání nároků z uplatněných reklamací | Kontaktní údaje, datum plnění a údaje související s ekonomickými událostmi, číslo faktury, VIN vozidla; typ vozidla | GDPR článek 6, odst. 1, písm. c) – plnění právní povinnosti GDPR článek 6, odst. 1, písm. b) – nezbytnost pro plnění smlouvy: uplatnění smluvní záruky GDPR článek 6, odst. 1, písm. f) – oprávněný zájem: správa a vyřizování záručních nároků, otázek odpovědnosti za vady a nároků z uplatněných reklamací dealerem v případě zákazníků – soukromých osob | Po dobu trvání příslušných zákonných nebo smluvních lhůt pro uplatnění práv z vadného plnění nebo reklamací. V případné pro dobu nezbytně nutnou pro splnění právní povinnosti, která se na nás vztahuje nebo na realizaci našich oprávněných zájmů, nebo oprávněných zájmů třetích stran, zejména pro určení, obhajobu a výkon našich právních nároků. |
| 3 | Provozování zákaznického centra (zákaznická podpora, vyřizování stížností, námitky ohledně kvality) | Jméno a příjmení zákazníka, typ zákazníka (soukromá osoba, obchodní společnost, flotila); adresa zákazníka, telefonní číslo, e-mail, kód dealera, datum nabytí vlastnictví, typ opravy (záruka / údržba / hrazená mechanická oprava / opravy karosérie / opravy interiéru), číslo objednatele (listu) opravy, jeho kopie, čas zadání objednávky; doba na zpracování objednávky; počet najetých kilometrů; SPZ, identifikační číslo vozidla (VIN), informace o používání vozidla; servisní údaje, datum začátku záruční doby; datum odevzdání vozidla, kopie smlouvy o koupi a prodeji, kopie záručního listu; opis předmětu žádosti: obsah stížnosti / požadavku, popis závady; zaznamenaný zvukový záznam (místo, čas, údaje účastníků hovoru) | GDPR článek 6, odst. 1, písm. a) – vyjádřený souhlas GDPR článek 6, odst. 1, písm. f) – oprávněný zájem: Uspokojování potřeb našich zákazníků a kontaktních osob a dále vyřizování podaných stížností týkajících se případně i našich autorizovaných prodejců představuje náš oprávněný zájem. Tento zájem zahrnuje i to, že poskytnuté osobní údaje jsou dle potřeby zpřístupněny prodejci, kterého se daná stížnost nebo požadavek týká, jakož i externím poskytovatelům služeb – advokátům, kteří nám rovněž pomáhají při zodpovídání dotazů, reagování na požadavky a stížnosti a vyřizování/vypořádávání (právních) nároků. Vy jako zákazník byste si měli být vědomi toho, že při zodpovídání dotazů a vyřizování požadavků je nezbytné zpracovávat Vaše osobní údaje, a rovněž uvedení konkrétního autorizovaného prodejce v požadavku/stížnosti předpokládá, že chcete, aby byl tento prodejce přímo zahrnutý do procesu jejího vyřizování. V případě, že je nutné prošetřit stížnosti a požadavky technického charakteru, jsou údaje o Vašem motorovém vozidle zaslány výrobci, kterým je společnost Omoda and Jaecoo, abychom získali odpovídající podporu při zodpovídání technických dotazů a vyřizování stížností a požadavků tohoto charakteru. Vyřizování těchto technických požadavků nevyhnutelně vyžaduje – a zákazník také předpokládá – znalost údajů o motorovém vozidle, v takovém případě ale kontaktní a identifikační údaje dotčené osoby zpřístupněny ani předány nejsou. Je zde také celospolečenský zájem v souvislosti s udržováním a posilováním bezpečnosti vozidel a silničního | Zvukové záznamy: do doby jejich vyřízení, maximálně 1 měsíc (v odůvodněných případech maximálně 6 měsíce), dotazy přijaté zákaznickým centrem: do doby jejich vyřízení, maximálně 1 rok; v případě uplatňování občanskoprávních nároků: maximálně 3 roky (promlčecí lhůta); v případě soudního nebo jiného řízení: po dobu trvání řízení. V případě zpracování na základě Vašeho souhlasu do doby jeho odvolání. |
| 4 | Přímý prodej / přímý marketing / budování značky (komunikace při prodeji / po prodeji, zpravodaje) / akce, události (event) | I. Po návrhu na uzavření smlouvy: jméno a příjmení, telefonní číslo, e-mail, VIN vozidla; začátek záruční doby; vyjádřený souhlas a doba jeho účinnosti; typ zákazníka (soukromá osoba, obchodní společnost, flotila), kód dealera, datum nabytí vlastnictví. V případě zákazníka – obchodní společnosti: jméno a příjmení, telefonní číslo, e-mail kontaktní osoby; využití možnosti testovací jízdy, model vozidla, o který zákazník projevil zájem; typ a stáří ojetého vozidla. II. Návštěva prodejny (showroomu): jméno a příjmení, telefonní číslo, e-mail, VIN vozidla; začátek záruční doby; vyjádřený souhlas a doba jeho účinnosti; typ zákazníka (soukromá osoba, obchodní společnost, flotila), kód dealera, datum nabytí vlastnictví. V případě zákazníka – obchodní společnosti: jméno a příjmení, telefonní číslo, e-mail kontaktní osoby; model vozidla, o který zákazník projevil zájem. III. Účastníci testovací jízdy: jméno a příjmení, telefonní číslo, e-mail, VIN vozidla; začátek záruční doby; vyjádřený souhlas a doba jeho účinnosti; typ zákazníka (soukromá osoba, obchodní společnost, flotila), kód dealera, datum nabytí vlastnictví. V případě zákazníka – obchodní společnosti: jméno a příjmení, telefonní číslo, e-mail kontaktní osoby; využití možnosti testovací jízdy, model, o který zákazník projevil zájem. IV. Návštěvníci akce: jméno a příjmení, telefonní číslo, e-mail, VIN vozidla; začátek záruční doby; vyjádřený souhlas a doba jeho účinnosti; typ zákazníka (soukromá osoba, obchodní společnost, flotila), kód dealera, datum nabytí vlastnictví. V případě zákazníka – obchodní společnosti: jméno a příjmení, telefonní číslo, e-mail kontaktní osoby; využití možnosti testovací jízdy, model, o který zákazník projevil zájem. V. Osoby na seznamu marketingové agentury: jméno a příjmení, telefonní číslo, e-mail, VIN vozidla; začátek záruční doby; vyjádřený souhlas a doba jeho účinnosti; typ zákazníka (soukromá osoba, obchodní společnost, flotila), kód dealera, datum nabytí vlastnictví. V případě zákazníka – obchodní společnosti: jméno a příjmení, telefonní číslo, e-mail kontaktní osoby. VI. Smluvní strany splatných dohod o financování: jméno a příjmení, telefonní číslo, e-mail, VIN vozidla; začátek záruční doby; vyjádřený souhlas a doba jeho účinnosti; typ zákazníka (soukromá osoba, obchodní společnost, flotila), kód dealera, datum nabytí vlastnictví. V případě zákazníka – obchodní společnosti: jméno a příjmení, telefonní číslo, e-mail kontaktní osoby; datum zániku smlouvy, typ a stáří ojetého vozidla. VII. Zákazníci servisu: jméno a příjmení, telefonní číslo, e-mail, VIN vozidla; začátek záruční doby; vyjádřený souhlas a doba jeho účinnosti; typ zákazníka (soukromá osoba, obchodní společnost, flotila), kód dealera, datum nabytí vlastnictví. V případě zákazníka – obchodní společnosti: jméno a příjmení, telefonní číslo, e-mail kontaktní osoby; typ a datum uzavření smlouvy, počet najetých kilometrů. VIII. Soutěžící (pro přihlášení k odběru marketingových zpráv během losování o ceny): jméno a příjmení, typ vozidla a zvolený komunikační kanál (e-mail, telefon a/nebo SMS). IX. Pro odběratele newsletteru na webových stránkách omoda-jaecoo.cz: jméno a příjmení, e-mailová adresa. | GDPR článek 6, odst. 1, písm. a) – vyjádření souhlasu | do odvolání souhlasu |
| 5 | Provádění slosování o ceny způsoby uvedenými v příslušných pravidlech soutěže (evidence účasti, losování ceny, zveřejnění výherce, dokumentace výherce a ceny) a správa dokumentů souvisejících s cenami pro účely dodržování daňových a účetních předpisů. | I. Soutěžící: jméno a příjmení, e- mailová adresa II. Výherce: identifikace účtu na sociálních sítích za účelem ověření plnění smlouvy III. Výherce: foto/video dokumentace v souvislosti s přebíráním ceny IV. Výherce: daňové nebo jiné identifikační číslo, další informace týkající se daní | GDPR článek 6 odst. 1 písm. b) - plnění smlouvy. GDPR článek 6 odst. 1 písm. b) - plnění smlouvy. § 84 zákona č. 89/2012 Sb., občanský zákoník, ve znění pozdějších předpisů – vyjádření souhlasu GDPR článek 6 odst. 1 písm. c) - právním základem pro zpracování údajů je plnění daňových a účetních právních povinností v souvislosti s poskytnutím výhry | Soutěžící (ne výherci): do 6 měsíců od ukončení soutěže. Výherce: do 5 let od předání výhry s výjimkami níže: • Údaje relevantní pro daňové účely do uplynutí lhůty pro stanovení daně, tj. do 10 let od dne, v němž uplynula lhůta pro podání řádného daňového tvrzení, nebo v němž se stala daň splatnou, aniž by zde byla současně povinnost podat řádné daňové tvrzení. • Účetní doklady uchováváme po dobu 10 let. Po uplynutí výše uvedených lhůt uchováváme vaše osobní údaje pouze v případě, kdy dojde k soudnímu sporu. |
| 6 | Měření spokojenosti zákazníků po koupi nového vozidla | Jméno a příjmení, telefonní číslo, e-mail; poštovní adresa, VIN vozidla; začátek záruční doby; vyjádřený souhlas a doba jeho účinnosti; typ zákazníka (soukromá osoba, obchodní společnost, flotila), kód dealera, datum nabytí vlastnictví. | GDPR článek 6, odst. 1, písm. a) – vyjádření souhlasu | do odvolání souhlasu, ale maximálně po dobu 3 měsíců |
| 7 | Prohlášení o shodě – COC (Certificate of Conformity): homologace | Průvodní list vozidla, typové schválení vozidla, údaje technického listu vozidla | GDPR článek 6, odst. 1, písm. f) – oprávněný zájem: Je naším oprávněným zájmem, aby osvědčování shody vozidel probíhalo vhodným způsobem. | Do okamžiku přeposlání autorizovanému prodejci, maximálně po dobu 1 týdne. |
| 8 | Údaje související s provedením dohodnutého servisu | Jméno a příjmení, telefonní číslo, e-mail; poštovní adresa, VIN vozidla; začátek záruční doby; typ zákazníka (soukromá osoba, obchodní společnost, flotila), kód dealera, datum nabytí vlastnictví. | GDPR článek 6, odst. 1, písm. b) – plnění smlouvy GDPR článek 6, odst. 1, písm. f) – oprávněný zájem: Je naším oprávněným zájmem, aby servisní programy Omoda and Jaecoo, evidované dodavateli, byly prodávány a plněny v souladu s příslušnými reklamami. | Po dobu trvání smlouvy. Případně po dobu 3 let od ukončení smlouvy na základě našeho oprávněného zájmu. |
| 9 | Měření spokojenosti zákazníků servisu | Jméno a příjmení, telefonní číslo, e-mail, VIN vozidla; začátek záruční doby; typ zákazníka (soukromá osoba, obchodní společnost, flotila), kód dealera, datum nabytí vlastnictví; počet najetých kilometrů, datum uplynutí lhůty k provedení servisu, datum zahájení a ukončení servisu, číslo listu opravy. | GDPR článek 6, odst. 1, písm. a) – vyjádření souhlasu | do odvolání souhlasu, ale maximálně po dobu 3 měsíců |
| 10 | Organizace testovací jízdy | Jméno a příjmení, telefonní číslo, e-mail; poštovní adresa, VIN vozidla; začátek záruční doby; typ zákazníka (soukromá osoba, obchodní společnost, flotila), kód dealera, datum nabytí vlastnictví. | GDPR článek 6, odst. 1, písm. a) – vyjádření souhlasu | V případě zpracování na základě Vašeho souhlasu do doby jeho odvolání, jinak 1 rok. |
| 11 | Stažení vozidel z trhu | VIN vozidla, důvod stažení, jméno a příjmení, poštovní adresa, telefonní číslo a e-mail zákazníka | GDPR článek 6, odst. 1, písm. c) – plnění právní povinnosti zákon č. 255/2012 Sb., o kontrole, ve znění pozdějších předpisů. | Do splnění nebo zániku příslušné právní povinnosti (stažení vozidla z trhu). |
| 12 | Kontrola plnění smluvních povinností | VIN vozidla, datum první evidence vozidla, datum převodu vlastnického práva, datum vyřazení vozidla z evidence | GDPR článek 6, odst. 1, písm. b) – plnění smlouvy: kontrola řádného dodržování smluvních podmínek (např. podmínek uplatnění slev). | Po dobu trvání smlouvy |
| 13 | Reagování na žádosti orgánů veřejné moci (např. orgánu činného v trestním řízení, finančního úřadu, soudů atd.) | Jméno a příjmení, název a adresa zaměstnavatele, povolání/náplň práce, pracovní e-mail, typ zakoupeného výrobku, datum plnění, údaje související s ekonomickými událostmi, číslo faktury, typ vozidla, SPZ, VIN vozidla, zjištěná závada na vozidle, datum zařazení vozidla do evidence, jiné osobní údaje relevantní v průběhu řízení | GDPR článek 6, odst. 1, písm. c) – plnění právní povinnosti | Po dobu trvání řízení a po dobu nezbytnou k provedení příslušné povinnosti nařízené orgánem veřejné moci. |
| 14 | Sociální média | Jméno a příjmení, e-mail a jiné osobní údaje poskytnuté dotčenou osobou | GDPR článek 6, odst. 1, písm. f) – oprávněný zájem: vyřizování žádostí zákazníků o vyřešení (technických a jiných) problémů zjištěných prostřednictvím sociálních médií | 1 rok; Doba na uplatnění případných občanskoprávních nároků: 3 roky (promlčecí lhůta); Soudní nebo jiné řízení: po dobu trvání tohoto řízení. |